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工具用得好,下班回家早!超好用的提高工作效率四步法!

一、养成整理习惯

工作习惯的好坏会直接影响工作效率及产出质量。很多设计师习惯把飞机稿、参考图、产品原型等都放在终稿文件里,没有整理文件图层的习惯,导致文件非常混乱。

当我们工作了一段时间以后,总会碰到这些情况:经常忘了文件的位置、找不到历史文件、分不清各个版本之间的细微差别、交接给其他同学时,导致对方找起文件非常费力...所以定期整理、归档、清理文件,并用简略而精准的语言为其命名,将成为提高工作效率的重要能力。

文件命名:制定统一规范的命名规则,让文件名具备“一眼就能看懂”和“可被搜索到”的属性。

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文件夹管理:建立清晰的文件夹层级结构,如按照项目、迭代等分类。避免使用过多的层级嵌套,减少查找时间

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文件标记:为文件添加视觉标识更容易被我们检索到。如 macOS 系统中,按项目、按紧急程度、按文件类型等方式给文件添加颜色标签,可帮助快速识别和区分,并支持快捷筛选;

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二、聚焦关键任务

工作中大家都深知的事实,工作任务是没有尽头的。经常有很多同学每天都疲于奔命,一天完成几项甚至十几项待办任务,虽然事情做完了,但是周期梳理下来却毫无成就感,不知道做的琐碎的事为组织团队带来了什么样的价值。

在职场中,我们会接收到来自不同协作部门和业务方的需求任务。面对纷繁而至的任务和信息,学会建立优先级管理能有效将任务和信息分区,进而将自己的工作时间依据优先级管理分块,以达到提高工作效率的目的。

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识别关键目标:在周而复始的日常事务之外,找到值得你集中全部精力去完成的事情。判断目标关键的标准是能否给个人或团队带来最大收益;

优先级排序:有了关键目标后,需要给予它们合理的优先级。也就意味着我们需要暂时放下看似紧急但对目标影响不大的任务。

列好待办事项:随时跟进 TO DO LIST,将时间、精力和其他资源集中在这些关键任务上,学会抓大放小。

三、建立个人SOP

另外,面对工作中高度重复的日常事务,我们要有举一反三的能力。在接手过的项目和任务中,分析和总结出相应的标准化作业流程(SOP),以便再次遇到类似的需求,能够快速输出,且避免重复之前出现或遗漏的问题。我们把项目管理的思维迁移到个人成长,用系统化和流程化的思维替换掉无序,通过建立一套适合自己的标准化作业流程,将正确的事情重复做,用标准化的执行方法,反复拿到好的结果。以下列出几个常用的工作流程仅供参考~

周报 SOP:日报周报是管理员工工作动态的手段。站在打工人的角度,我们除了让领导看到项目进展,还要展示我们的成果和思考,及时暴露问题,争取资源。

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汇报 SOP:工作能力强的人,都擅长结构化汇报。结构化表达能提高表达的清晰度、逻辑性和有效性,使信息更易理解和记忆。所以说做得好更要汇报得好。

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会议 SOP:职场中开会是高频次出现的事务。相较于参会来说,主持会议的过程更加繁琐,很容易出现准备不足或流程出错。建立既定的 SOP 流程能避免出现这些问题。

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四、拥抱AIGC

人工智能的飞速发展预示着一场颠覆性改革,它正逐步改变我们的生活和工作的各个方面。AI 时代,新挑战也带来了新机会。设计师拥抱 AI,不仅是为了提高工作效率和设计质量,更是为了在不断变化的技术环境中保持竞争力。AI 作为设计师的助手和伙伴,可以帮助我们释放创造力,探索新的可能性,并为用户创造更大的价值。

超实用AI导航工具→https://hao.uisdc.com/ai/

AI 绘画:利用 AI 绘图等工具可以大大缩短设计师的创作时间, 例如初步草图绘制、元素背景等,几分钟即可生成多种方案,然后对其进行修改和完善,从而减少投入时间和工作量;

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AI 图像处理:处理图片中遇到的分辨率低、抠图困难、位图变形等难题可以使用 AI 图像处理工具来解决。可快速探索多种设计方案和风格,帮助提供新的视角和创意灵感,激发设计师的创新思维;

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AI 办公:AI 工具能够自动化处理大量重复性工作,如文档整理、数据录入、分析等。轻松搞定文案写作、PPT 制作、视频剪辑等功能。

工具用得好,下班回家早!超好用的提高工作效率四步法!

五、写在最后

效率是可被量化的,也是可以被管理和控制的。影响工作效率的因素有很多:各类新闻资讯、未读的群组讨论和电子邮件、无目的地刷微博和网页等等。我们要学会忽略无关紧要的信息干扰,专注到需要处理的任务中。克服拖延和懒惰,只有做了,才知道现实没有想象的那么难。让我们把时间都花在提升时间和事情的价值上,快乐工作,学习成长!

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